Prethodnih nekoliko mjeseci donijeli su nekim kompanijama značajne izazove i prepreke, posebno kada je u pitanju organizacija svakodnevnog posla. Nova realnost na poslu podrazumijeva upotrebu tehnologija i online platformi, međutim radi li se samo o tome? Moram priznati kako je Covid-19 otvorio vrata ureda budućnosti – za čiju smo se primjenu u Marsu pripremali već barem jedno desetljeće i koji je sada postao realnost.
Uloga fizičkog ureda i timskih sastanaka se mijenja
Prije je ured prvenstveno bio prostor gdje ste se mogli posvetiti radu, ali i gdje su održavani sastanci kao platforme za komunikaciju trenutačnog statusa određene aktivnosti , brainstorming i razmjenu informacija ili kao alati za planiranje posla. Kada je rad na daljinu ušao u naše živote i postao značajan dio naših svakodnevnih planova, zaposlenici i poslodavci postali su prilagodljiviji, što je dovelo do transformacije ureda, sastanaka i njihovih prethodnih uloga.
Budućnost predviđa da ured postane mjesto gdje će zaposlenici povremeno dolaziti i uključivati se u određene zadatke, brainstorming ili zbog interakcije licem u lice. Kako će većina njih raditi na daljinu, neće biti potrebe za osobnim stolovima i nekadašnjom uredskom opremom.
Iz iskustva tvrtke Mars, mišljenja sam da ako tim većinom radi na daljinu i sastaje se samo nekoliko puta godišnje, fizički sastanci trebaju donijeti dodatnu vrijednost – mogu se organizirati u jednoj državi, izvan ureda, i uključivati elemente team buildinga kao što su kuhanje, slikanje, ili na primjer veslanje. Ti sastanci trebaju biti posvećeni ne-operativnim temama, kao što su zajedničko stvaranje, angažiranost i stalno unaprjeđenje tima koji ostvaruje izvrsne rezultate. To je način na koji je Mars pristupao radu na daljinu u našoj regiji, gdje su timovi raspoređeni u 14 zemalja, a koji se pokazao uspješnim kada su u pitanju učvršćivanje odnosa i osiguranja visoke razine uključenosti tima koji radi na daljinu.
Rad na daljinu zahtijeva snažnu kulturu i liderstvo na daljinu
Promjena radnog okruženja također je otvorila pitanje važnosti liderstva na daljinu i jake organizacijske kulture. Za neke zaposlenike online sastanci i rad na daljinu možda zvuče lako, međutim za mnoge lidere ovo može biti izazovno, jer nije svatko naviknut na rad u okruženju gdje njihov tim ne sjedi odmah pored. Ljudima nedostaje uvid u govor tijela, osobna interakcija i drugi aspekti tradicionalnog načina rada koji igraju veliku ulogu u svakodnevnom radu i izgradnji veza između članova timova i lidera. Digitalni alati koji nam pomažu pri radu na daljinu i učinkovitoj suradnji ključni su za ovakav način rada, ali ne smijemo podcijeniti značaj povjerenja i kulture kompanije koja bi trebala biti temeljena na njenim vrijednostima.
Lideri trebaju biti spremni podići svoje vještine na višu razinu kada je pitanju vođenje timova na daljinu, kao i na stalni razvoj. Liderstvo na daljinu zahtijeva puno višu razinu povjerenja, prestanak mikromenadžmenta i omogućavanje članovima tima da slobodno odlučuju kada i kako raditi, s većim fokusom na ishod i rezultat. Lideri trebaju znati učinkovito i jasno komunicirati zadatke i očekivanja, upravljati izvedbom na daljinu i evaluirati je, moraju inspirirati, motivirati i poticati angažman iz daljine, osigurati učinkovite virtualne sastanke, poučavati i razvijati zaposlenike, graditi povjerenje i veze bez fizičkih sastanaka s timom. Potrebno je razviti mnogo toga u usporedbi s načinom rada prije pandemije.
Autorica teksta Zorana Novaković, direktorica za ljudske resurse i organizaciju, Mars Multisales – Regija BBA (Baltic, Balkan, Adriatic)